Aktivácia elektronických schránok k 1. 1. 2017
Dňa 4.9.2013 bol prijatý zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len “zákon o e-Governmente”), ktorý upravuje zriaďovanie elektronických schránok pre fyzické osoby, fyzické osoby – podnikateľov, právnické osoby, orgány verejnej moci a subjekty medzinárodného práva.
V súlade s § 12 ods. 1 a 4 zákona o e-Governmente sa elektronická schránka právnickej osobe so sídlom na území Slovenskej republiky zriaďuje automaticky a bezodplatne po tom, ako sa zriaďovateľ dozvie o vzniku právnickej osoby. Čo sa týka právnickej osoby so sídlom mimo Slovenskej republiky, o zriadenie elektronickej schránky treba požiadať, pričom e-schránka bude takejto právnickej osobe zriadená do 5 dní odo dňa doručenia žiadosti.
Právnické osoby zapísané do obchodného registra
S účinnosťou od 1.8.2016 začalo tzv. Prechodné obdobie, v priebehu ktorého postupne prebieha proces povinnej aktivácie elektronických schránok právnických osôb zapísaných do obchodného registra, a to tak, že schránky sa automaticky aktivujú na doručovanie momentom prvého prihlásenia osoby oprávnenej pristupovať a disponovať za právnickú osobu alebo zapísanú organizačnú zložku do elektronickej schránky.
Toto tzv. Prechodné obdobie, resp. proces aktivácie elektronických schránok sa skončí najneskôr 30.6.2017, pričom od 1.7.2017 budú aktivované na doručovanie všetky elektronické schránky právnických osôb a organizačných zložiek, a to aj tie, do ktorých nebolo počas prechodného obdobia vstúpené.
Pôvodný termín 1.1.2017 sa vďaka žiadosti Slovenskej obchodnej a priemyselnej komory o predĺženie lehoty, posúva na 1.7.2017. Návrh novely zákona o e-Governmente 30.11.2016 schválila vláda s tým, že parlament by mal novelu prerokovať v skrátenom legislatívnom konaní ešte v tomto roku. To znamená, že právnickým osobám, ktoré k 31.12.2016 ešte nebudú mať aktivované e-schránky, bude tzv. Prechodné obdobie plynúť až do 30.06.2017. Novela má navyše uľahčiť povinnú aktiváciu e-schránok tak, že sa zavádza pravidlo 10 dní, ktoré spočíva v tom, že keď správca elektronických schránok urobí úkon k tomu, aby sa do nej dalo doručovať, začne plynúť 10-dňová lehota, počas ktorej bude mať jej majiteľ čas na organizačné zabezpečenie preberania elektronických správ.
V praxi to znamená, že od tohto dátumu budú môcť úrady právnickým osobám zapísaným do obchodného registra zasielať úradné dokumenty do ich elektronických schránok, pričom tento spôsob doručenia bude rovnocenný s písomným doručením, t. j. takéto elektronické rozhodnutia budú mať rovnaký právny účinok ako tie v listinnej podobe.
V súlade s § 32 ods. 5 zákona o e-Governmente elektronická úradná správa, vrátane všetkých elektronických dokumentov, sa bude považovať za doručenú :
a/ ak je adresátom orgán verejnej moci, uložením elektronickej úradnej správy,
b/ ak nie je adresátom orgán verejnej moci a doručuje sa do vlastných rúk, dňom, hodinou, minútou a sekundou uvedenými na elektronickej doručenke alebo márnym uplynutím úložnej lehoty podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr, a to aj vtedy, ak sa adresát o tom nedozvedel,
c/ ak nie je adresátom orgán verejnej moci a nedoručuje sa do vlastných rúk, deň bezprostredne nasledujúci po uložení elektronickej úradnej správy.
Do vlastných rúk sa elektronicky doručujú elektronické dokumenty, ktoré sú podľa zákona o e-Governmente z hľadiska právnych účinkov totožné s dokumentom v listinnej podobe, o ktorom osobitné predpisy ustanovujú, že sa doručujú do vlastných rúk.
Pri elektronickom doručovaní do vlastných rúk sa vyžaduje potvrdenie doručenia zo strany prijímateľa a to formou elektronickej doručenky. Doručenku je prijímateľ povinný potvrdiť pri preberaní doručovaného elektronického dokumentu, vždy pred jeho sprístupnením. Prijímateľ potvrdzuje elektronickú doručenku prostredníctvom funkcie určenej na tento účel. Elektronická doručenka sa zasiela do elektronickej schránky odosielateľa príslušnej elektronickej úradnej správy, ktorej doručenie elektronická doručenka potvrdzuje.
S cieľom vyhnúť sa prípadným problémom a nedorozumeniam v súvislosti s neprečítaním správy resp. oneskoreným prečítaním správy takto doručenej do elektronickej schránky, odporúča sa nastaviť si emailové notifikácie o prijatých správach do elektronickej schránky.
ALE: napríklad Finančná správa vydala dňa 14.07.2016 tlačovú správu, v ktorej oznámila, že s daňovníkmi bude zatiaľ aj naďalej komunikovať prostredníctvom svojho vlastného portálu.
Právnické osoby nezapísané do obchodného registra
Právnickej osobe so sídlom na území Slovenskej republiky, ktorá nie je zapísaná do obchodného registra, bude v súlade s §60b ods. 3) zákona o e-Governmente, elektronická schránka automaticky aktivovaná na doručovanie 1.5.2018.
Uvedené subjekty si však budú môcť svoje elektronické schránky aktivovať dobrovoľne aj pred uvedeným termínom.
Podnikatelia – fyzické osoby
Podnikateľov – fyzických osôb sa povinná aktivácia elektronických schránok na doručovanie netýka. Nakoľko ju však majú zriadenú, môžu si ju aktivovať dobrovoľne, a to po prihlásení do nej.
Ako používanie elektronických schránok funguje ?
Na prístup a disponovanie s elektronickými schránkami je v súlade s § 13ods. 4 zákona o e-Governmente automaticky oprávnený štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu právnickej osoby, ktorej bola e-schránka zriadená. Okrem nich je na prístup a disponovanie oprávnená aj osoba poverená štatutárnym orgánom právnickej osoby alebo členom štatutárneho orgánu právnickej osoby, ktorej bola elektronická zriadená, a to v rozsahu ním určenom.
Ak má právnická osoba viacero štatutárnych zástupcov, každý z nich má rovnaké práva na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou právnickej osoby.
V prípade, že štatutárny zástupca právnickej osoby je zahraničná osoba, môže splnomocniť občana SR s trvalým pobytom na území SR na úplný prístup k elektronickej schránke právnickej osoby. Splnomocnenie zasiela v listinnej podobe štatutárny zástupca právnickej osoby s úradne osvedčeným podpisom na adresu: Úrad vlády SR, P. O. BOX 11, Námestie slobody 1, 810 05 Bratislava 15.
Na to, aby sa oprávnená osoba do elektronickej schránky mohla prihlásiť, musí disponovať občianskym preukazom s elektronickým čipom a osobným bezpečnostným kódom, prípadne dokladom o pobyte s elektronickým čipom a bezpečnostným osobným kódom alebo alternatívnym autentifikátorom. Na ich používanie je navyše potrebná čítačka čipových kariet ako aj špecifický softvér, ktorý je možné bezplatne stiahnuť z portálu Ministerstva vnútra SR alebo zo stránky ústredného portálu verejnej správy.
V prípade, že Vás aktivácia elektronickej schránky ešte len čaká, na stránke www.slovensko.sk sa nachádzajú videonávody, ktoré Vám odporúčame ako malú pomôcku: https://www.slovensko.sk/sk/navody/videonavody.